Prisen på ISO-sertifisering starter på rundt 35 000 kr eks. mva. for sertifiseringsrevisjonen i en liten bedrift med én standard. I tillegg kommer reisekostnader for revisor, og prisen øker med antall ansatte og antall standarder. Deretter kommer en oppfølgingsrevisjon hvert år og en resertifisering hvert tredje år.
Sertifiseringen er likevel bare én av kostnadene. Den andre store posten er tiden dere selv bruker på å bygge og drifte systemet.
Dere betaler for revisjonsdager
Sertifiseringsorganet tar betalt for revisorens tid, og tiden er ikke fritt valgt. Et akkreditert sertifiseringsorgan må beregne revisjonstiden etter regler som akkrediteringsorganet stiller, basert på internasjonale krav. Beregningen tar hensyn til tre ting:
- Bedriftens størrelse. Det som teller, er ikke antall ansatte på lønningslisten, men et beregnet effektivt antall. Deltidsansatte, innleide og hvor like arbeidsoppgavene er, spiller inn.
- Kompleksitet og risiko. Mange prosesser, konstruksjon og utvikling eller høy miljø- og arbeidsmiljørisiko gir mer tid. Et verksted med sveising, maling og kjemikalier havner gjerne høyere enn et kontor.
- Hvilke standarder. Hver standard har sin egen revisjonstid, og flere standarder gir mer tid.
Derfor kan to bedrifter med like mange ansatte få ulik revisjonstid. Be sertifiseringsorganet vise hvordan de har beregnet tiden, så er det lettere å sammenligne tilbud.
Sertifikatet gjelder i tre år
Prisen på første sertifisering er bare starten. Sertifikatet gjelder i tre år, og hele syklusen ser slik ut:
- År 1, sertifiseringsrevisjon. Trinn 1 er en gjennomgang av dokumentasjonen og om dere er klare. Trinn 2 er hovedrevisjonen, der revisor ser om systemet faktisk brukes. Godkjent trinn 2 gir sertifikat.
- År 2 og 3, oppfølgingsrevisjon. Én revisjon hvert år, på omtrent en tredjedel av tiden for første sertifisering.
- År 4, resertifisering. En større revisjon på omtrent to tredjedeler av tiden for første sertifisering, og så starter en ny syklus.
Når dere sammenligner tilbud, se derfor på hele treårsperioden, ikke bare prisen for år 1. Et billig førsteår kan bli dyrt hvis oppfølgingsrevisjonene og reisekostnadene er høye.
Dette driver prisen opp
- Størrelse. Den viktigste faktoren, fordi revisjonstiden beregnes ut fra størrelsen. Sesongarbeidere og innleide som jobber under deres system, telles også med.
- Antall standarder. Hver standard har sin egen revisjonstid. Sertifiseres dere etter flere samtidig, legges tidene sammen før eventuell reduksjon for integrert system.
- Antall lokasjoner. Et verksted med eget lager eller avdeling et annet sted kan kreve ekstra revisjonstid for hver lokasjon.
- Kompleksitet og risiko. Konstruksjon og utvikling, mange prosesser eller høy miljø- og arbeidsmiljørisiko gir mer tid.
- Reise. Revisorens reisetid, reise og overnatting kommer i tillegg. For en bedrift på Vestlandet kan det utgjøre en merkbar del av regningen dersom revisor kommer fra Østlandet.
De andre kostnadene
Sertifiseringsorganet reviderer systemet, men bygger det ikke. Det må dere gjøre selv, eventuelt med hjelp. Regn derfor med disse postene i tillegg til revisjonen (alle priser eks. mva.):
- Gap-analyse: fra 10 000 kr. Prisen avhenger av antall standarder og virksomhetens størrelse og kompleksitet.
- Systembygging, ISO 9001: typisk 55 000–175 000 kr, avhengig av utgangspunktet og hvor mye dere vil ha hjelp til.
- Systembygging, ISO 9001 og ISO 14001: typisk 80 000–215 000 kr.
- Intern tid: varierer mest av alt, ut fra hvor mye som finnes fra før og hvem som eier arbeidet internt.
Gap-analysen viser hva som mangler, og ut fra den får dere fast pris på systembyggingen før vi starter. Bestiller dere systembygging innen 14 dager, trekkes gap-analysen fra.
Spennet i systembyggingen handler mest om utgangspunktet. Har dere allerede skriftlige rutiner, avvikshåndtering og en internkontroll som fungerer, er mye av jobben gjort. Starter dere fra null, eller skal ISO 3834 eller EN 1090 med, havner dere høyere. Se hva som inngår i fastprispakkene.
Den interne tiden er posten som oftest undervurderes. Ingen konsulent kan skrive rutinene for dere uten at dere forklarer hvordan dere jobber, og revisor intervjuer deres folk, ikke konsulenten. Hvor mye tid det tar, avhenger likevel mye av hvem som bygger systemet. Den som selv har ledet produksjon i en liten bedrift, vet at hver time til dokumentasjon tas fra drift og kunder. Da spør man om det som trengs, skriver rutinene slik dere allerede jobber, og lar være å lage mer system enn dere klarer å holde i live.
Slik holder dere kostnaden nede
- Sertifiser flere standarder i én revisjon. Har dere ett felles system for kvalitet, miljø og arbeidsmiljø, kan sertifiseringsorganet redusere den samlede tiden med opptil 20 prosent. Det krever at systemet faktisk er integrert, ikke tre permer side om side. Les mer i Ett system for kvalitet, miljø og HMS.
- Velg et organ med revisorer i nærheten. Reisekostnadene kommer hvert år i hele sertifikatets levetid. Spør om noe av revisjonen, for eksempel dokumentgjennomgangen i trinn 1, kan gjøres på nett.
- Hent tilbud fra flere organer på samme grunnlag. Oppgi samme antall ansatte, lokasjoner og omfang til alle, og be om pris for hele treårssyklusen inkludert reise.
- Sjekk at organet er akkreditert for deres bransje. Akkrediteringen gjelder bestemte bransjekoder. Et sertifikat utenfor akkrediteringen er lite verdt overfor kunder som krever akkreditert sertifisering.
- Hold omfanget presist. Sertifiser det dere faktisk leverer. Et for vidt omfang gir mer revisjonstid, og et for smalt dekker kanskje ikke kundekravet.
- Vær klare før trinn 2. Store avvik kan kreve en ekstra revisjonsdag for å verifisere lukkingen, og den betaler dere ekstra for.
Få verdi ut av revisjonen
Revisjonen koster det samme om dere bare får et stempel eller får hjelp til å bli bedre. Forskjellen ligger mye i hvem som kommer på døren. En god revisor bruker dagene på det som betyr noe for dere, ikke bare på å krysse av for standardens krav.
Se etter en revisor som:
- har bransjekunnskap. En revisor som kjenner verksteder, sveising og prosjektleveranser, stiller bedre spørsmål og bruker mindre tid på å forstå hva dere driver med. Sertifiseringsorganet skal ha kompetanse for bransjen deres, men det er stor forskjell på revisorene innenfor samme organ.
- forstår verdikjeden deres. Fra tilbud og kontraktsgjennomgang via innkjøp og produksjon til levering og dokumentasjon. Det er i overgangene mellom leddene at feilene oppstår, og der en revisor som ser helheten finner mest.
- vil finne ut hvor skoen trykker. Revisoren kan ikke gi dere løsningene, fordi det ville vært rådgivning. Men en revisor som er nysgjerrig, peker på svakheter og forbedringsmuligheter med begrunnelse, slik at dere vet hva dere skal jobbe med.
- passer virksomheten deres. En liten bedrift har mer igjen for en revisor som forstår at systemet skal være enkelt, enn for en som forventer konsernets dokumentasjon.
Dere kan gjøre mye selv for å få mer ut av dagene:
- Spør hvem som blir revisor, og hva vedkommende har av bakgrunn. Passer det dårlig, si fra til sertifiseringsorganet.
- Fortell revisor hva dere er usikre på. Revisjonen er en billig ekstern gjennomgang. Bruk den på områdene dere selv mistenker er svake.
- Behandle funnene som innspill, ikke som en karakter. Ta avvik og forbedringsmuligheter med i ledelsens gjennomgåelse og følg dem opp som andre tiltak.
Mer om dette står i Sertifisert, men lite igjen?
Vil dere ha hjelp?
Vi har bakgrunn som ledende revisor i et sertifiseringsorgan og kjenner hvordan revisjonstiden beregnes og tilbudene settes sammen. Etter gap-analysen hjelper vi dere å finne riktig sertifiseringsorgan: et som er akkreditert for deres bransje, har revisorer i nærheten med kunnskap om bransjen deres, og passer størrelsen deres. Vi henter inn priser på samme grunnlag, slik at dere sammenligner hele treårssyklusen og ikke bare første år.
Ta gjerne kontakt for en uforpliktende prat om hva sertifisering vil koste for dere.
Vard Kvalitet gir råd og bygger systemer, men sertifiserer ikke. Sertifiseringen gjøres av et akkreditert sertifiseringsorgan.