Et avvikssystem i SharePoint er en avviksliste og en tiltaksliste som ligger i bedriftens egen Microsoft 365. De ansatte melder avvik fra mobilen eller PC-en, den ansvarlige behandler dem, og ledelsen ser status uten at noen må lage rapporter for hånd. Alt ligger i de samme verktøyene som folk bruker til e-post, Teams og dokumenter.
Hva er et avvikssystem?
Et avvikssystem er måten bedriften fanger opp, behandler og lærer av det som ikke gikk som planlagt. Det kan være en feil på et produkt, en reklamasjon fra kunden, en levering fra en leverandør som ikke holdt mål, en nestenulykke eller et utslipp.
ISO 9001, ISO 14001 og ISO 45001 krever at dere reagerer på avvik, finner årsaken, gjennomfører tiltak og sjekker at de virket, og at dere tar vare på dokumentasjonen. Standardene sier ikke noe om hvilket verktøy dere skal bruke. Hvordan selve avviksbehandlingen bør foregå, har vi skrevet om i Avviksbehandling som faktisk gir forbedring.
Hvorfor bygge avvikssystemet i SharePoint?
Det ligger der folk allerede jobber. Et eget avviksprogram med egen innlogging blir ofte noe bare kvalitetslederen åpner. Når avvikslisten ligger i Microsoft 365, kan den nås fra Teams og mobilen uten noe nytt å lære.
Dere eier dataene. Listene ligger i deres egen tenant. Dere er ikke avhengige av en leverandør eller et løpende abonnement for å få tilgang til egen avvikshistorikk.
Sporbarhet følger med. SharePoint-lister logger endringer og har versjonshistorikk og tilgangsstyring. Det dekker mye av det standardene krever til styring av dokumentert informasjon, uten ekstra arbeid.
Slik bygger vi avvikssystemet
Avvikslisten
Avvikene ligger i en SharePoint-liste med faste kolonner. Vi bruker typisk:
- løpenummer, dato og hvem som meldte
- hvor det skjedde, for eksempel prosjekt, avdeling eller maskin
- type avvik, for eksempel internt, kunde, leverandør, HMS eller miljø
- hva som skjedde, og hva som ble gjort der og da
- alvorlighet og ansvarlig for behandlingen
- årsak, status og dato for effektkontroll
Den som melder, fyller bare ut de første feltene. Klassifisering, årsak og tiltak er jobben til den som behandler avviket.
Melding fra mobilen
Et avvik som må meldes fra kontoret, blir ofte ikke meldt. Derfor skal det gå an å melde der det skjer, ute i verkstedet eller på anlegget, gjerne med bilde. For bedrifter som vil ha det, lager vi en enkel avviksapp i Power Apps som legger avviket rett inn i listen. Den tar et par minutter å fylle ut.
Én tiltaksliste for alt
Tiltak fra avvik føres i den samme tiltakslisten som tiltak fra internrevisjon, risikovurdering og ledelsens gjennomgåelse. Hvert tiltak har ansvarlig, frist og status. Da ser ledelsen alt som er åpent på ett sted, og ingenting forsvinner mellom to registre.
Visninger og dashbord i stedet for varsler
Mange systemer sender e-post for alt, og etter noen uker blir varslene filtrert bort. Vi setter heller opp visninger som «mine åpne avvik» og «tiltak med frist denne måneden», og et dashbord der hver ansvarlig ser sine egne saker. Dashbordet er også et godt grunnlag for ledelsens gjennomgåelse, fordi tallene allerede er der.
Tilgang
HMS-avvik og hendelser kan inneholde opplysninger om enkeltpersoner. Vi avtaler med dere hvem som skal se hva, og setter opp tilgangen deretter. Alle kan melde, men ikke alle trenger å se alle avvik.
Fra Excel eller perm til SharePoint
Har dere avvikene i et Excel-ark eller et gammelt program i dag, kan historikken som regel flyttes over. Vi går gjennom feltene sammen med dere, rydder i kategoriene og legger inn de åpne sakene, slik at ingenting blir glemt i overgangen. Les mer om flytting av hele systemet i Fra perm til SharePoint.
Hva er med i pakkene?
Avvikssystemet bygges som en del av ledelsessystemet, og nivået avhenger av pakken:
- Basis: avviks- og tiltaksregister som Excel-ark i SharePoint.
- Standard: registrene som Excel-ark eller enkle SharePoint-lister.
- Premium: SharePoint-lister med visninger, avviksapp i Power Apps og dashbord.
Se hva som inngår i pakkene, og hvordan resten av systemet er bygget i Ledelsessystem i SharePoint og Microsoft 365.
Verktøyet er ikke systemet
Et pent avvikssystem hjelper lite hvis avvik ikke blir meldt, eller hvis ingen ser på tiltakslisten. Det viktigste er at folk opplever at et meldt avvik fører til forbedring og ikke til skyld. Verktøyet skal gjøre det enkelt å melde og vanskelig å glemme.
Neste steg
Vil dere vite om avviksbehandlingen deres holder mål, eller hva som skal til for å flytte den til SharePoint? I en gap-analyse går vi gjennom avviksbehandlingen sammen med resten av kravene i standarden, og dere får en konkret tiltaksplan.