Et ledelsessystem i SharePoint betyr at dokumenter, registre og oppfølging ligger i det samme verktøyet som de ansatte allerede bruker hver dag. For de fleste bedrifter er det Microsoft 365 med Teams, Outlook og OneDrive. Et kvalitetssystem i Microsoft 365 krever derfor ingen ny innlogging og ikke noe eget program å lære.
Vi bygger systemet i deres egen Microsoft 365 fra første dag. Det gjelder enten dere skal sertifiseres mot ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 eller ISO 3834, eller flere av dem samtidig.
Hvorfor bygge ledelsessystemet i SharePoint?
Det viktigste argumentet er enkelt: et system som ligger der folk allerede jobber, blir brukt. Et eget kvalitetsprogram med egen innlogging blir ofte noe bare kvalitetslederen åpner.
Det andre argumentet er eierskap. Når systemet ligger i deres egen Microsoft 365, eier dere dokumentene, listene og appene. Dere er ikke bundet til en leverandør eller et abonnement på et kvalitetsprogram for å få tilgang til egne data.
Det tredje er at standardene stiller krav til styring av dokumentert informasjon (kapittel 7). Dokumenter skal være tilgjengelige der de trengs, beskyttet mot utilsiktede endringer, og det skal være klart hvilken versjon som gjelder. SharePoint har versjonshistorikk og tilgangsstyring innebygd, så mye av dette får dere uten ekstra arbeid.
Slik er systemet bygget opp
Vi oppretter et eget SharePoint-område som heter «Ledelsessystem». Der ligger alt som hører til systemet, samlet på ett sted.
Dokumenter
Dokumentene ligger i et dokumentbibliotek med faste kolonner for eier, status og revisjon. Vi bruker en malpakke som dekker ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 og ISO 3834-2/-3 i én felles struktur:
- Prosesskart som viser hvordan bedriften henger sammen, fra forespørsel til levering.
- Omfang, policy og prosesser som egne dokumenter.
- Korte prosedyrer for det som faktisk trenger en beskrivelse.
- En kryssreferansematrise som viser hvilket dokument som dekker hvert krav i standarden.
Vi lager ikke en tradisjonell kvalitetshåndbok. Matrisen gjør den jobben bedre: revisoren ser raskt hvor et krav er dekket, og dere slipper å vedlikeholde et stort dokument som gjentar det som står andre steder.
Registre som lister
Registrene er det som gjør systemet levende. I stedet for Excel-ark i en mappe blir de lister i SharePoint:
- Avvik og tiltak
- Risiko og muligheter
- Kompetanse
- Leverandører
- Mål og indikatorer
- Utstyr
- Lovkrav
En liste kan filtreres, sorteres og deles opp i visninger, for eksempel «mine åpne tiltak» eller «avvik denne måneden». Flere kan jobbe i den samtidig, og endringer logges.
Tiltak fra ledelsens gjennomgåelse føres i den samme tiltakslisten som tiltak fra avvik og revisjoner. Da blir de fulgt opp på samme måte, og ikke glemt i et referat.
Dashbord fremfor varsler
Mange systemer sender e-postvarsler for alt. Etter noen uker blir de filtrert bort. Vi foretrekker et dashbord der hver ansvarlig ser sine egne oppgaver tydelig: åpne avvik, tiltak med frist, utstyr som skal kontrolleres, kompetanse som går ut.
Dashbordet er også et godt utgangspunkt for ledelsens gjennomgåelse. Tallene er der allerede, og dere slipper å samle dem inn for hånd.
Et eksempel fra en prosjektbedrift
Tenk dere en prosjektbedrift med 30 ansatte som utfører montasje og vedlikehold ute hos kunder. De fleste ansatte jobber på anlegg, ikke på kontoret. Avvik har tidligere blitt meldt på telefon til prosjektlederen, og mye har aldri blitt registrert.
Med avviksappen kan montøren registrere et avvik fra mobilen der det skjer, med bilde og prosjektnummer. Avviket havner i avvikslisten i SharePoint. Prosjektlederen ser det på dashbordet sitt og fører tiltaket videre i tiltakslisten.
Kvalitetslederen ser hele bildet: hvilke prosjekter som har flest avvik, hvilke tiltak som er forsinket, og om de samme feilene går igjen. Ved internrevisjon og ledelsens gjennomgåelse ligger historikken klar.
Ingenting av dette krever et nytt program. Alt ligger i bedriftens egen Microsoft 365, og de ansatte bruker de samme appene som før.
Hva vi trenger fra dere
For å bygge systemet trenger vi en midlertidig brukerkonto i deres Microsoft 365. Den trenger ingen administratorroller. Vi oppretter området, listene og dokumentene, og dere bestemmer hvem som skal ha tilgang.
Når arbeidet er ferdig, kan kontoen slettes. Alt vi har laget blir liggende hos dere.
Hvor mye bygger vi i SharePoint?
Det avhenger av hvilken pakke dere velger. Alle pakkene bygges i deres Microsoft 365, men nivået av automatisering varierer:
- Basis: Dokumentene i SharePoint, registrene som Excel-ark og én workshop. Dere gjør mye av arbeidet selv.
- Standard: Vi skriver det meste av systemet, registrene leveres som Excel-ark eller enkle SharePoint-lister, vi holder tre workshops, gjennomfører opplæring, første internrevisjon og ledelsens gjennomgåelse, og støtter dere frem til sertifiseringsrevisjonen.
- Premium: Det samme som Standard, i tillegg til fire workshops, registrene som SharePoint-lister med visninger, en avviksapp i Power Apps og dashbord. Vi deltar også på sertifiseringsrevisjonen og er kvalitetsleder som tjeneste i 12 måneder.
Les mer om innholdet i hver av pakkene. Vil dere se hva som kjennetegner et system som fungerer, uavhengig av verktøy, se Slik ser et godt ledelsessystem ut.
Spørsmål og svar til de ansatte
Når systemet er på plass, er neste utfordring at folk finner frem i det. Som et løpende tillegg tilbyr vi KHMS-assistenten: en AI-assistent i Teams som svarer de ansatte på spørsmål om rutiner og lovkrav, basert på deres eget system.
En montør som lurer på hvordan et avvik skal meldes, eller hva som gjelder for et bestemt arbeid, kan spørre i Teams i stedet for å lete i mapper.
Verktøyet er ikke systemet
SharePoint gjør det enklere å styre dokumenter og følge opp registre. Men et ledelsessystem handler om hvordan bedriften faktisk jobber. Et pent SharePoint-område hjelper lite hvis avvik ikke blir meldt, eller hvis ingen ser på tiltakslisten.
Derfor starter vi med hvordan dere jobber i dag, og bygger verktøyet rundt det. Les gjerne også om avviksbehandling som faktisk gir forbedring.
Neste steg
Vil dere vite om ledelsessystemet deres kan flyttes til SharePoint, eller hva som mangler for å bygge et nytt? Da er en gap-analyse det naturlige første steget. Den viser hva dere har, hva som mangler, og hvor mye som bør bygges i Microsoft 365.