Den typiske beredskapsøvelsen i et verksted er en brannalarm som testes, folk som går ut til møteplassen og et kryss i årshjulet. Det er bedre enn ingenting, men det prøver bare den ene delen av beredskapen som nesten alltid fungerer. Det som svikter i en reell hendelse, er sjelden at folk ikke finner utgangen. Det er varslingen, ansvaret og alt som skjer de første minuttene etter.
Hva standardene krever
ISO 14001 og ISO 45001 har krav om beredskap i kapittel 8.2. Med egne ord betyr kravene at dere skal:
- finne ut hvilke nødsituasjoner som kan oppstå hos dere, med utgangspunkt i risikovurderingen
- planlegge hvordan dere skal håndtere dem, og hvem som gjør hva
- prøve ut planen med jevne mellomrom, der det er praktisk mulig
- evaluere øvelser og reelle hendelser, og forbedre planen etterpå
- gi de ansatte og andre berørte informasjon og opplæring
ISO 9001 har ikke et eget beredskapskrav, men krever at dere håndterer risikoer som kan påvirke leveransene. Har dere et integrert system, kan én plan og én øvelse dekke alle tre standardene.
Standarden sier altså ikke hvordan øvelsen skal se ut. Den krever at den gir dere noe å lære av, og at dere bruker det dere lærer.
Start med risikovurderingen, ikke med brannalarmen
En god øvelse tar utgangspunkt i det som faktisk kan gå galt hos dere. I et verksted kan det være:
- brann ved sveising og varmt arbeid
- personskade ved løft eller fall fra høyden
- en person som blir uvel eller skadet i et trangt rom
- utslipp av olje, kjemikalier eller gass
- en kritisk leveranse som stopper fordi en maskin eller nøkkelperson faller ut
Velg ett scenario per øvelse, og velg gjerne det dere er minst trygge på. Det er der øvelsen gir mest.
Planlegg øvelsen
En øvelse trenger ikke å være stor for å være nyttig. En time i arbeidstiden holder ofte. Bestem på forhånd:
- Hva som skal prøves. Varsling, førstehjelp, evakuering, slokking, eller at nøkkelpersonen faktisk vet hva hun skal gjøre.
- Hvem som deltar. Ta med dem som er på jobb når det skjer, ikke bare dem som har lest planen.
- Hvem som observerer. En person som ikke deltar, noterer hva som skjer og når.
- Hva som er godt nok. For eksempel at ambulansen er varslet innen to minutter, og at noen møter den ved porten.
Fortell gjerne at det blir en øvelse, men ikke nødvendigvis hva den går ut på. Da ser dere hvordan planen fungerer når folk må tenke selv.
Evalueringen er det viktigste
Det er i evalueringen dere lærer noe. Samle deltakerne rett etter øvelsen, mens det er ferskt, og gå gjennom tre spørsmål:
- Hva gikk bra?
- Hva gikk ikke som planlagt, og hvorfor?
- Hva gjør vi annerledes neste gang?
Skriv funnene inn i avvikssystemet som forbedringer, med ansvarlig og frist. Da blir de fulgt opp på samme måte som alt annet, og de dukker opp i ledelsens gjennomgåelse. En øvelse som ikke fører til noen endringer, var enten svært godt planlagt, eller for lett.
Dette ser revisor etter
En revisor spør sjelden bare om dere har øvd. Revisor vil vite:
- om scenarioene henger sammen med risikovurderingen
- om øvelsen er evaluert, og hva dere fant
- om funnene er fulgt opp, og om planen er endret
- om de ansatte revisor snakker med i verkstedet, vet hva de skal gjøre
Den siste er ofte den vanskeligste. Spør selv noen tilfeldige ansatte før revisjonen: hvem ringer du, og hvor er nærmeste brannslukker og førstehjelpsutstyr?
Øv som om det gjelder
Folk som driver redningsarbeid, øver jevnlig fordi de vet at det er for sent å lære når det gjelder. Det samme gjelder i et verksted. En kort, godt planlagt øvelse i året, med en ærlig evaluering, gjør mer for beredskapen enn en tykk plan som ingen har lest.
Vil dere ha hjelp?
Vi hjelper med risikovurdering og beredskap: fra risikovurdering i workshop til beredskapsplan, øvelse og evaluering. Øvelsen kan også inngå i en årsavtale, så den blir gjort hvert år. Ta kontakt for en uforpliktende prat.