I små og mellomstore bedrifter er kvalitetssystemet ofte knyttet til én person. Det er hun eller han som vet når internrevisjonen skal holdes, hvor avvikene ligger, hvilke sveisersertifikater som må forlenges og hva revisor spurte om sist. Når personen slutter, forsvinner mye av dette ut døren, selv om dokumentene blir igjen.
Denne artikkelen handler om hva dere gjør i ukene etter en oppsigelse, og hvordan dere kan bruke overgangen til å få et system som ikke står og faller på én person.
Hva som står på spill
Et sertifikat bygger på at systemet er i drift, ikke på at dokumentene finnes. Ved neste eksterne revisjon vil revisor se etter registreringer: internrevisjon, ledelsens gjennomgåelse, avvik som er lukket, kalibrering, opplæring og oppfølging av leverandører. Har ingen fulgt opp årshjulet i et halvt år, blir det synlig.
For sveiseverksteder er risikoen mer direkte. ISO 3834 og EN 1090 krever at sveisekoordineringen er utpekt og har definerte oppgaver. Står navnet til en som har sluttet i organisasjonskartet, eller går sveisersertifikater og WPQR-er ut uten at noen følger med, kan det gi avvik og i verste fall stoppe leveranser som krever dokumentert sveisekvalitet. Les mer om rollen i Sveisekoordinator etter ISO 14731.
Kartlegg hva personen faktisk gjorde
Bruk oppsigelsestiden. Det viktigste er å få frem det som ikke står i noen prosedyre.
- Årshjulet. Når skal internrevisjon, ledelsens gjennomgåelse, ekstern revisjon, kalibrering og leverandørvurdering skje? Hva er gjort i år, og hva gjenstår?
- Det som forfaller. Sveisersertifikater og forlengelser, WPQR-er, kalibreringsfrister, sertifikater for inspeksjonspersonell og eventuelle frister fra siste eksterne revisjon.
- Åpne saker. Avvik, reklamasjoner og tiltak som ikke er lukket, og hvor de ligger.
- Tilganger og eierskap. Hvem eier SharePoint-området, listene, skjemaene og eventuelle flyter i Power Automate? Står noe på personens egen konto, må det flyttes før kontoen stenges.
- Kontakt utad. Hvem hos sertifiseringsorganet, kundene og leverandørene har vedkommende hatt kontakt med, og om hva?
Be personen skrive dette ned, gjerne som en kort overleveringsliste. Det tar noen timer og sparer dere for uker.
Dekk hullet med en gang
Utpek en midlertidig ansvarlig fra første dag, også om det bare er daglig leder ved siden av. Det viktigste er at noen eier årshjulet og fristene.
For sveisekoordinering må dere ha en person med riktig kompetansenivå for det dere produserer. Har dere ingen internt, kan sveisekoordineringen leies inn mens dere finner en varig løsning.
Sjekk også sertifiseringsavtalen. Den krever normalt at dere melder fra om vesentlige endringer, og en ny sveisekoordinator er ofte en slik endring. Er dere usikre, spør sertifiseringsorganet.
Ansette på nytt, eller gjøre det annerledes?
Det er lett å gå rett til en stillingsannonse. Spør heller først hva bedriften trenger:
- Trenger dere en hel stilling? I mange små bedrifter var kvalitetslederrollen en deltidsoppgave som vokste fordi systemet var tungt å drive. Et enklere system kan gjøre rollen mindre.
- Hvem kan eie de daglige oppgavene? Avvik, opplæring og innkjøp hører hjemme hos dem som gjør arbeidet. Kvalitetslederen bør passe på helheten, ikke gjøre alt selv.
- Hva kan leies inn? Internrevisjon, støtte til ledelsens gjennomgåelse og sveisekoordinering er oppgaver som egner seg godt for innleie med fast avtale.
Bruk overgangen til å rydde
En oppsigelse er en god anledning til å se på systemet med nye øyne. Er det mange dokumenter ingen bruker, rutiner som ikke stemmer med praksis eller registre som bare én person forsto, er det nå de bør ryddes. Det gjør også jobben enklere for den som kommer etter. Kjenner dere igjen noe av dette, kan Tegn på at systemet trenger oppussing være nyttig.
Neste steg
Vil dere vite raskt hvor dere står, kan dere ta Systemsjekken. Den tar noen minutter og viser hvilke områder som er svakest. Trenger dere hjelp med overgangen, kan vi ta en gap-analyse, dekke sveisekoordineringen eller internrevisjonen til dere har en varig løsning. Ta kontakt for en uforpliktende prat.