Kravet kommer gjerne i en e-post fra innkjøp, i et konkurransegrunnlag eller i en ny rammeavtale: «Leverandøren skal være sertifisert etter ISO 9001» eller «Sveiseprosessen skal være sertifisert etter ISO 3834-2». Spørsmålet er ikke bare om dere kan få sertifikatet, men når. Her er rekkefølgen vi anbefaler.
Les kravet nøye først
Mye tid går tapt fordi kravet blir lest for raskt. Finn svar på dette før dere setter i gang:
- Hvilken standard og hvilken del? ISO 9001 er et krav til hele ledelsessystemet. ISO 3834 har tre nivåer, og del 2 er strengere enn del 3. EN 1090 har utførelsesklasser, og kravene øker fra EXC1 til EXC4. Les mer i ISO 3834 og EN 1090.
- Sertifikat eller tilsvarende? Står det «eller tilsvarende», kan det være nok å vise et system som er i drift. Spør kunden hva de godtar.
- Når gjelder kravet? Ved tilbud, ved kontraktsinngåelse eller før første leveranse? Det kan gi dere flere måneder.
- Hva omfattes? Hele bedriften, én lokasjon eller bare produktene til denne kunden?
Spør kunden direkte om det som er uklart. De fleste innkjøpere vil heller ha en leverandør som spør enn en som gjetter.
Hvorfor det tar tid
Det er sjelden dokumentene som tar lengst tid. Det er driften. Sertifiseringsorganet vil se at systemet er tatt i bruk, med registreringer som avvik, opplæring, kalibrering, internrevisjon og ledelsens gjennomgåelse. Derfor må systemet være i bruk en periode før revisjonen, ofte rundt tre måneder.
En vanlig tidslinje for en liten bedrift fra start til sertifikat er fire til seks måneder. Den kan bli kortere når mye allerede finnes og fungerer, og lengre når bedriften starter fra null eller skal ha flere standarder.
Rekkefølgen som sparer mest tid
- Gap-analyse. Finn ut hva som finnes og kan brukes, og hva som mangler. Da vet dere hvor stor jobben er før dere lover kunden en dato. Les hva en gap-analyse er.
- Kontakt sertifiseringsorganet med en gang. Mange har ventetid. Be om tilbud fra flere i første uke, og avtal en foreløpig dato for revisjonen. Revisjonen tas i to trinn, så planlegg for begge.
- Bygg systemet rundt det dere gjør. Bruk det dere har av rutiner og skjemaer der de er gode, og skriv bare det som mangler. Et system som passer arbeidet, tas raskere i bruk.
- Ta det i bruk tidlig. Begynn å registrere så snart rutinene er på plass, ikke når alt er ferdig. Det er registreringene som teller ved revisjonen.
- Internrevisjon og ledelsens gjennomgåelse. De må være gjennomført før sertifiseringsrevisjonen. Funn dere lukker selv, er bedre enn funn revisor finner.
For sveiseverksteder kommer i tillegg kvalifiserte sveiseprosedyrer (WPQR), gyldige sveisersertifikater og en utpekt sveisekoordinator. Prosedyreprøver tar tid hos prøvelaboratoriet, så bestill dem tidlig.
Vis kunden at dere er i rute
Når fristen er kort, er en troverdig plan ofte det viktigste dere kan levere. Send kunden en kort tidsplan med datoene for gap-analysen, systemet i drift, internrevisjonen og den avtalte sertifiseringsrevisjonen. En bekreftelse fra sertifiseringsorganet på revisjonsdatoen gjør planen mer troverdig. Spør om kunden godtar planen inntil sertifikatet er på plass.
Neste steg
Vil dere vite hvor dere står før dere svarer kunden, kan dere ta Systemsjekken på noen minutter. Vi kan også ta en gap-analyse og gi dere en tidsplan dere kan sende videre. Vi hjelper dere frem mot revisjonen, men det er sertifiseringsorganet som reviderer og sertifiserer. Se også hva ISO-sertifisering koster, eller ta kontakt.